이메일 서명 만들기

브랜드 인지도 제고를 위해 소속기관으로부터 발송하는 이메일에 서명을 넣는 것은 중요하다. 이메일은 개인 차원의 연락 수단이지만, 나는 기관(또는 기업)에 소속되어 일을 하는 사람이기 때문이다. 

많은 기관이나 단체에서 CI(corporate identity)를 만드느라 상당히 많은 노력을 하는 것으로 알고 있다. 그러나 실제로 그곳에 소속된 사람이 쓸 수 있는 형태의 템플릿(명함, 이메일 서명, PPT 템플릿, 편지지 등)을 같이 만들어서 제공하지 않으면 효과를 내기 어렵다. 예를 들어 서울대학교의 UI(University Identity) 가이드라인 웹사이트를 방문해 보라. 우리 연구원에서도 CI를 만들어서 활용하고 있지만 이 정도로 구체적인 템플릿을 제공하지는 않는다. 

CodeTwo에서 운영하는 이메일 서명 생성 웹사이트인 https://www.mail-signatures.com/를 이용해 보았다. 내 사진을 넣는 것에 대해서 상당히 심각하게 고민을 한 뒤 결국은 넣기로 하였다. 사진이 담긴 명함을 받았을 경우 나중에 기억하기가 훨씬 수월함은 두말할 나위도 없다. 다음번에 명함을 만들게 되면 그때는 사진을 넣기로 결심을 하였다. 

서명 템플릿의 사례(링크).

이미지 파일은 직접 업로드하는 것이 아니라 공개된 URL을 통해 제공해야 한다. 내 위키 사이트에 필요한 이미지 파일을 올려서 CodeTwo 웹사이트로 전송한 다음, 생성된 서명을 클립보드로 복사하여 소속기관의 이메일 작성 양식으로 등록하였다. 그러나 이메일 작성을 할 때 이미지를 외부에서 다시 불러오느라 약간의 시간이 걸린다는 것을 깨달은 다음에는 서명 파일 안에 직접 이미지를 삽입하였다.

너무나 많은 개인 정보가 담긴 서명을 여기에 공개하기는 곤란하다. 새롭게 맡은 자리에서 업무 효율을 높이고자 몇 가지 시도를 하는 것 중의 하나일 뿐이다. 어쩌면 업무 자체가 아니라 일종의 '이미지' 제고에 불과한 것이 아니냐는, 즉 '보여주기'에 지나지 않는다는 평을 들을 수도 있겠다. 그러나 아무리 진정성이라는 실체가 있다 하더라도 보여 주는 방식이 그에 미치지 않으면 효과가 떨어진다. 눈에 뜨이는 형식이라는 것은 맛있는 음식을 접시에 가지런히 올리고 서빙하는 방법을 뜻한다고 생각하면 이해하기 쉽다.

아, 나도 나이가 들어가는 모양이다. 과거보다는 어떻게 보이는지에 대해서 신경을 더 쓰고 있으니 말이다.